fbpx

Code of conduct

Hybrid Distribution

Velkommen!

Vi er stolte af at kunne præsentere Code of Conduct for Hybrid Distribution dvs. virksomhedens adfærdskodeks. Formålet med dette adfærdskodeks er at sikre, at medarbejdere og forretningspartnere til  Hybrid Distribution har en klar forståelse af de principper og etiske værdier, som vi ønsker at opretholde.

Vi ved, at det ikke er muligt for dette kodeks at dække alle problemer, der måtte opstå, og derfor opfordrer vi alle medarbejdere, forretningspartnere og interessenter til at bruge en ærlig og retfærdig bedømmelse samt sund fornuft i alt hvad de gør på vegne af Hybrid.

Vores Værdier samt vores Manifest & Vision og Mission definerer vores adfærdskodeks. Dette kodeks understreger, hvordan vi gør forretninger på den rigtige måde, samt hvordan vi søger at opnå succes.

Hvis du skulle have spørgsmål i forbindelse med dette kodeks, er du hjertelig velkommen til at benytte kontaktinformationen sidst i dette dokument.

Værdier

I Hybrid er vi funderet i følgende værdier:

Professionel: Vær imødekommende, ærlig og helhedsorienteret.

Direkte: Vær transparent, sandfærdig og fakta orienteret.

Pålidelig: Hold det du lover, tag ansvar og tænk langsigtet.

Initiativrig: Tag initiativ og vær proaktiv.

Manifest & Vision

Vi ønsker innovation, professionalisme, integritet og eksekvering. Vi tilstræber at blive de mest seriøse inden for salg og kundeservice. Vi vil kendes på vores kvalitet, at vi gør det vi siger, og at vi altid agerer professionelt. Hos os er der ingen larm i baggrunden, høje klapsalver eller klokker der ringer. Vi tilstræber altid at være på kundens side, og sørge for at det er en god oplevelse at modtage et opkald fra os. Vi ønsker at skabe balanceret vækst gennem øget salg og grundig uddannelse af vores medarbejdere. Vi er Hybrid Distribution!

Mission

Vi tror på samtalen mellem mennesker, og på at intet kan erstatte den menneskelige stemme. Vi tilbyder løbende uddannelse til vores medarbejdere, således at alle kan udvikle solide faglige kompetencer hver dag.
Vi mener, at flotte resultater er en kombination af tilfredse medarbejdere, de rigtige kompetencer samt et drys af vindermentalitet. Vi mener, at tillid og respekt er afgørende i alle relationer. Vi tilbyder vores medarbejdere en god fast løn kombineret med en attraktiv bonusordning.

Vores ledere og medarbejdere


En forudsætning for at være leder i Hybrid Distribution, er, at personen er i stand til at understøtte vores medarbejderes engagement og trivsel og dermed også vores fælles succes.

En forudsætning for at være medarbejder i Hybrid Distribution, er, at personen er i stand til at være (professionel, direkte, pålidelig og initiativrig) og dermed udvise et engagement, der positivt bidrager til virksomhedens vækst og udvikling.

Gennem vores værdier ønsker vi at “styrke” vores medarbejdere og skabe en kultur, hvor det aktivt tilskyndes at tage initiativer, som skaber positive medarbejder- og kundeoplevelser. Det er nøglen til alle vores succeser. 

Vi beder vores ledere om at leve op til og udøve den form for ledelse, der gør, at vores medarbejdere kan føle sig godt tilpas, udføre og udleve vores værdier. Vi ønsker at undgå detailstyring, og i stedet give alle plads til at tage egne fornuftige beslutninger, så længe de er i overensstemmelse med vores værdier og regler. 

På den måde har vi valgt at rammesætter de fælles spilleregler for organisationen. De fælles spilleregler gælder for alle vores medarbejdere, således, at vi tilsammen kan skabe en sund og støttende arbejdskultur, hvor vi møder hinanden og vores kunder på den bedste måde – nemlig gennem samtalen.

IT- og Databeskyttelsespolitik

Denne politik vedrører forvaltningen af alle personoplysninger i organisationen. Den anvendes derfor i forvaltningen af både kunders, leverandørers og ansattes personoplysninger.

For definitioner af eksempelvis “personoplysninger” og “behandling” af data henvises til databeskyttelsesforordningen: https://www.datatilsynet.dk/generelt-om-databeskyttelse/lovgivning/

Definitioner

Definitioner vedrørende personoplysninger se: https://www.datatilsynet.dk/generelt-om-databeskyttelse/hvad-er-personoplysninger/

Definitioner vedrørende behandling se: https://www.datatilsynet.dk/generelt-om-databeskyttelse/hvornaar-behandler-du-personoplysninger/

EU´s forordning om personoplysninger: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/DA/TXT/HTML/?uri=CELEX:32016R0679&from=da#d1e40-1-1

GDPR

Hybrid Distribution er opmærksomme på at leve op til gældende regler ifølge EU´s  persondatabeskyttelsesforordning samt nationale supplerende databeskyttelseslove til enhver tid.

Vi behandler fortrolige oplysninger og personoplysninger ansvarligt. Vi videregiver aldrig personlige oplysninger, medmindre det gøres i overensstemmelse med gældende love og regler om databeskyttelse.

Hybrid sikrer, at alle medarbejdere ved, hvilke kontrolforanstaltninger, der skal bruges for at sikre, at data behandles korrekt. Eksempelvis i forbindelse med opbevaringspolitikker for e-mails, makulering af fortrolige dokumenter m.m.  

Derfor forventes det, at alle medarbejdere håndterer fortrolige oplysninger og personoplysninger fornuftigt og korrekt ved at sikre, at der er taget de nødvendige tiltag for at beskytte denne data. Vi er eksempelvis opmærksomme på ikke at lade følsom information ligge på kontoret, eller forlade computere ulåst og uden opsyn. 

Medarbejderansvar

Medarbejdere skal straks underrette nærmeste leder, hvis der er mistanke om, at nogen i organisationen overtræder gældende politik, regler eller retningslinjer i databeskyttelsesforordningen. Vi giver kun de rigtige oplysninger til rette vedkommende. Gennem organisationens forskellige kundestyringssystemer, der benyttes i det daglige arbejde, har mange medarbejdere adgang til en masse personlige data. Personoplysninger må derfor kun håndteres på den måde, der er nødvendig for udførelsen af den aktuelle opgave, og må ikke misbruges eller udbredes til uautoriserede personer. Vi administrerer kun de kunder, vi er tilknyttet, og er opmærksomme på, at tavshedspligten også gælder efter endt ansættelse i Hybrid.

Besøg i vores lokaler

  • Den person som lukker en besøgende ind i virksomheden, er ansvarlig for, at den besøgende kommer i kontakt med rette vedkommende, inden de forlades.
  • Den person, der har en besøgende, er ansvarlig for ikke at give den besøgende adgang til uberettigede oplysninger.
  • Besøgende må ikke efterlades uden opsyn med adgang til IT-udstyr eller andre følsomme virksomhedsoplysninger.

Anti-korruption og anti-bestikkelse

Bestikkelse og korruption er forbudt ved lov i Danmark, hvor Hybrid Distribution driver sin virksomhed.

Hybrid betragter enhver form for bestikkelse som uærlig, moralsk forkert og uacceptabel.
Derfor har Hybrid en nul-tolerance politik i forhold til bestikkelse, korruption og faciliteringsbetalinger, uanset om det er forbudt eller ej ifølge lovgivning. Det er også forbudt at foretage betalinger, der ikke er sikkerhedsgodkendt i forhold til reelle leverancer og korrekte fakturaer.

Overtrædelse kan resultere i svære bøder eller fængsel. Disse betingelser gælder derfor, uanset om handlingen udføres direkte af ansatte eller gennem tredjepart, såsom agenter, konsulenter eller formidlere.

I Hybrid Distribution efterleves gældende lovgivning for anti-korruption og anti-bestikkelse ved ikke at tillade, at der gives eller loves at give penge, eller noget af værdi, til eksterne interessenter for at opnå eller sikre en ukorrekt fordel i forhold til konkurrenter.

Gaver og underholdning

Gaver og underholdning, der gives eller modtages i forhold til kunder eller leverandører som forretningsgaver, bliver altid overvejet nøje af vores medarbejdere og ledere. Inden nogen gave udveksles, undersøges det om det er tilladt i henhold til interne politikker, herunder gældende lovgivning.

I Hybrid Distribution accepteres det ikke, at der gives, tilbydes eller modtages gaver, der tjener til, eller ser ud til at påvirke forretningsbeslutninger på en sådan måde, at det giver en urimelig fordel.

Særlige afvigelser


Hybrid afholder regelmæssigt interne konkurrencer blandt virksomhedens salgskonsulenter. Derfor er vores politik, at vundne præmier er skattefri op til 1.100,- kr. per år per medarbejder, såfremt gaven ikke kan byttes til kontanter. Det er medarbejderens eget ansvar selv at indberette til SKAT, såfremt personen har vundet præmier for over 1.100,- kr., eller hvis en præmie er refunderet til kontanter, uanset beløb.

Markedsføringslov og konkurrencelov

Hybrid Distribution stræber til enhver tid efter at overholde gældende love og regler om konkurrenceret og markedsføring. Derfor skal vores medarbejdere altid efterleve anti-trust eller anti-monopol love, der forbyder adfærd, som skader konkurrence og forbrugere.

Vi accepterer ikke adfærd såsom konkurrencebegrænsende aftaler, prisfastsættelse, markeds- eller kundedeling og rigging af bud mellem virksomheder, misbrug af markedsstyrke og ikke anmeldelse af transaktioner, der skal meddeles til konkurrencemyndighederne.

Derfor er det vigtigt, at understrege at samtlige afdelinger og medarbejdere i virksomheden er underrettet om at de skal kontakte deres ledelse, hvis der opleves episoder, der er i strid med konkurrenceret og markedsføringsloven.

Hybrid indgår aldrig nogen aftaler, uanset om det er formelt eller uformelt, skriftligt eller mundtligt, om at fastsætte priser eller andre salgsbetingelser, koordinere bud, tildele kunder, salgsområder eller produktlinjer eller deltage i anden aktivitet, der overtræder gældende antitrust- eller konkurrencelovgivning. Vi er opmærksomme på aldrig at diskutere sådanne emner med en konkurrent, heller ikke i en uformel tone.

Det er vigtigt for os at undgå aktiviteter, der ser ud til at være i strid med antitrust- eller konkurrence-lovgivningen. For eksempel skal al vores skriftlige kommunikation, der henviser til vores konkurrenter, være forretningsmæssig passende i tone og afstå fra sprog, der kunne fortolkes som opmuntrende til konkurrencebegrænsende adfærd.

Vi stræber til enhver tid efter at overholde antitrust- eller konkurrencelovgivningen, og er opmærksomme på, at overtrædelse af disse regler kan resultere i alvorlige juridiske sanktioner for Hybrid Distribution og straffesager for de involverede personer, herunder bøder, fængsel og negativt omdømme.

Fortrolighedspolitik – medarbejdere, jobkandidater og besøgende på websteder

Hybrid Distribution tager den personlige fortrolighed overfor vores medarbejdere, jobkandidater samt besøgende på vores hjemmesider meget seriøst.

Vores mål er at sikre, at privatliv respekteres, og at personoplysninger behandles korrekt. Vi tager ansvar for at dataindeholdende personoplysninger, kun benyttes til påtænkte formål og til beskyttelse mod uautoriseret adgang.

Behandling af personoplysningsrelateret data i Hybrid skal finde sted i overensstemmelse med gældende lov om personoplysninger. Inden for EU/EØS gælder databeskyttelsesforordningen (GDPR) fra maj 2018.

Denne fortroligheds- og privatlivspolitik gælder generelt for Hybrid Distribution og inden for alle kontaktområder. Hvis en anden, mere specifik, fortrolighedspolitik er offentliggjort af Hybrid inden for et særligt område, bør dette have forrang over denne fortrolighedspolitik.

Hvad er personoplysninger, og hvad omfatter behandlingen af personoplysninger?

Personlige oplysninger er alt, der direkte, eller indirekte sammen med andre data, kan kobles til en levende fysisk person. Det drejer sig eksempelvis om navne og kontaktoplysninger, IP-adresser, konkurrencebidrag og billeder.

Behandling omfatter dybest set alt, der kan gøres med personoplysninger: indsamling, registrering, organisering, strukturering, lagring, behandling eller ændring, fremstilling, læsning, brug, udlevering ved transmission, formidling eller på anden måde, justering eller sammenkørsel, begrænsning, sletning eller destruktion.

Den gælden regel i organisationen er, at oplysninger og data kun indsamles i nødvendigt omfang og til indfrielse af rette formål. En detaljeret beskrivelse af Hybrid Distributions håndtering af personoplysninger forefindes i virksomhedens IT-håndbog, Medarbejderhåndbog eller Lederhåndbog.

Retsgrundlag og legitime interesser i forbindelse med behandling af oplysninger

Hybrid Distribution behandler altid personoplysninger i overensstemmelse med gældende lovgivning.

Vi behandler eksempelvis personoplysninger, når det er nødvendigt for at opfylde ansættelseskontrakter eller på grund af lovmæssige krav (f. eks. arbejdsmiljølovgivningen eller regnskabslovgivningen). Det kan også være i tilfælde, hvor der foreligger en anden legitim og berettiget interesse i at behandle personoplysninger, såsom en interesse i at kommunikere med medarbejdere, ledere eller for at sikre fortroligheden omkring kunder.

Hvis Hybrid har brug for at behandle personoplysninger til ethvert formål, der kræver samtykke i henhold til gældende lovgivning, vil et aktivt samtykke altid indhentes på forhånd. Samtykke indhentes eksempelvis i forbindelse med vores cookiepolitik på virksomhedens hjemmeside – hybriddistribution.dk

Sikkerhed for beskyttelse af personoplysninger

Vi går højt op i sikkerhed omkring personlige data og træffer passende tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger for at beskytte personlige data mod uautoriseret adgang, ændring, udbredelse eller ødelæggelse.

Begrænsninger i videregivelse af personoplysninger

Hybrid kan ansætte eksterne partnere (leverandører) til at udføre opgaver på vores vegne, såsom at levere IT-tjenester, betalingsløsninger eller hjælpe med rekruttering, markedsføring, analyse eller statistik. Udførelsen af disse tjenester kan betyde, at vores partnere har adgang til personlige data. Virksomheder, der håndterer personoplysninger på vegne af Hybrid, skal underskrive en skriftlig aftale, der sikrer et højt niveau af beskyttelse af personlige data. Dette krav gælder også i henhold til vores samarbejdspartnere.

I forhold til partnere uden for EU/EØS træffes der særlige sikkerhedsforanstaltningsaftaler, som omfatter standardiserede klausuler for dataoverførsel, som Europa-Kommissionen har vedtaget, og som findes på Europa-Kommissionens websted.

Hybrid kan videregive personoplysninger til tredjeparter, såsom advokater, politiet eller andre myndigheder, i tilfælde af undersøgelser af forbrydelser, eller hvor Hybrid på anden måde er forpligtet til at videregive sådanne oplysninger i henhold til lov eller myndighedsbeslutninger.

Ret til information og ret til at indgive klager

I overensstemmelse med gældende lov om personoplysninger har interessenter ret til at få adgang til de personoplysninger, der behandles om dem. De har også ret til at få ukorrekte personoplysninger korrigeret, til at få personlige data slettet, til at begrænse personlige data, til at udøve sin ret til dataportabilitet, og til at modsætte sig behandling af personoplysninger.

Interessenter har ret til at indgive en klage når som helst, hvis de mener, at personoplysninger behandles i strid med gældende lovgivning.

Behandling af personoplysninger om børn:

Hybrid er ikke målrettet målgruppen børn, og indsamler dermed ikke bevidst personlige oplysninger om børn. Hvis en person (værge eller forældre) bliver opmærksom på, at et barn har leveret personlige oplysninger til Hybrid, bedes vedkommende venligst kontakte os på nedenstående e-mail. Vi vil herved efter aftale rette eller slette de pågældende oplysninger.

Ændring af denne fortrolighedspolitik:

Hybrid kan til enhver tid opdatere vores privatlivspolitik. Den seneste og gældende version er altid tilgængelig på vores hjemmeside.

Generelle spørgsmål vedrørende behandling af personoplysninger eller eventuelle klager indsendes til vores dataansvarlige på følgende e-mail: administration@hybriddistribution.dk

Politik mod – krænkende adfærd, diskrimination og chikane.

Hybrid accepterer ingen form for krænkende adfærd, diskrimination eller chikane. Alle medarbejdere forventes at bidrage til et positivt arbejdsmiljø, hvor vi udviser respekt for hinandens forskelligheder, i overensstemmelse med vores værdier, hvor igennem vi alle lover at være retfærdige og nærende i forholdet til vores kollegaer. Bevidst fornærmende eller chikanering af en kollega er en handling, der krænker – dette accepterer vi ikke.

Af samme grund bør ingen medvirke til at skjule krænkende adfærd, diskrimination eller chikane.

Formålet med denne politik er, at alle medarbejdere kender procedurerne i tilfælde af en situation, hvor krænkende adfærd, diskrimination eller chikane opstår, således at ofret hurtigt kan få den nødvendige hjælp eller støtte.

Hvad menes der med krænkende adfærd, diskrimination og chikane?

Krænkende adfærd omfatter handlinger, som er rettet mod en eller flere ansatte på en krænkende måde, og som kan føre til dårligt helbred hos ofret, eller som placerer ofret uden for fællesskabet på arbejdspladsen. Disse fænomener kan almindeligvis omtales som voksen mobning, bagtalelse, udfrysning, psykisk vold eller social udstødelse.

Chikane omfatter adfærd, der latterliggøre eller nedgøre medarbejdere i forbindelse med de syv diskriminationsgrunde: køn, alder, etnisk oprindelse, religion eller tro, handicap, alder og seksuel orientering. Chikane kan også være af seksuel karakter. Ud over kommentarer og ord, kan det være berøring, befamling eller nærgående blikke. Det kan også være i form af uvelkomne komplimenter, invitationer og hentydninger. Den enkeltes erfaringer med situationen afgør, hvad der er stødende. En medarbejder, der siger, at en opførsel er uvelkommen, skal respekteres, og opførelsen bør straks ophøre.

I tilfælde af krænkende adfærd, vil det være almindelig god og rimelig skik, hvis det er muligt, at tale med den person, der forårsager den krænkende adfærd og bede om, at opførelsen stopper.

Hvis dialog ikke er mulig, eller hvis dialogen ikke har haft den ønskede virkning, skal nærmeste ledere informeres. Det er også muligt at få hjælp ved at skrive via speakup@hybriddistribution.dk, hvis krænkende adfærd, diskrimination eller chikane opleves. 

Midlertidige uenigheder, samarbejdsproblemer eller forskellige opfattelser af et spørgsmål betyder ikke, at det er et spørgsmål om krænkende adfærd, diskrimination og chikane, men er helt normale fænomener på en arbejdsplads. At have forskellige meninger bør accepteres og respekteres.

Forebyggelse

I forbindelse med et systematisk arbejdsmiljø vil lederne sammen med relevante repræsentanter i Hybrid undersøge risikoen for krænkende adfærd og træffe de nødvendige foranstaltninger til forebyggende formål. Alle medarbejdere er ansvarlige for at underrette nærmeste leder eller leders leder, hvis der er signaler om, at krænkende adfærd, diskrimination eller chikane kan forekomme, eller har fundet sted.

Alle nye medarbejdere skal indføres i denne politik og i handlingsplanen som en obligatorisk del af ansættelsesopstart. Hver leder fremmer aktivt åben og gensidig kommunikation i gruppen, og arbejde for hurtigt at løse konflikter.

Følgerne af krænkende adfærd og forskelsbehandling

For at afsløre krænkende adfærd er det vigtigt, at både ledere og medarbejdere kender tegnene og følgerne heraf. Alvorlige konsekvenser af grov diskrimination kan blandt andet vise sig på følgende måder.

Konsekvenser på individplan kan f.eks. vise sig som:

  • Stigende vanskeligheder i samarbejdet i form af modvilje, irritabilitet eller stærk ligegyldighed.
  • Bevidst brud på regler, overdreven fastholdelse af regler eller forringet ydeevne.
  • Fysisk dårligt helbred, afhængighedsproblemer eller mentale reaktioner såsom søvnløshed, nedsat selvværd, angst, depression eller manisk opførsel, undertiden stærk aggression og svær træthed.
  • Manglende evne til at se frem eller urimelige krav om erstatning.

Konsekvenser på gruppeplan kan f.eks. vise sig som:

  • Faldende effektivitet og produktivitet.
  • Opløsning af gældende regler eller fastlåsning af regler.
  • Stigende kritik af arbejdsgiveren, manglende tillid eller generel følelse af usikkerhed.
  • Højt sygefravær, problemer med stofmisbrug, personaleudskiftning og stigende antal orlovs ansøgninger.
  • Lav tolerance over for stress og generelle symptomer på utilfredshed.
  • Mindre problemer forstørres.
  • Søgning efter syndebukke.

Interessekonflikt

Vi mener at en interessekonflikt opstår, når personlige interesser – eller tredjeparts personlige interesser som leverandører, pårørende eller kunder – kan have indflydelse på evnen til at handle objektivt og i Hybrid Distributions interesser.

Interessekonflikter kan undertiden opstå uden nogen personlig handling. Derfor tillader Hybrid ikke, at medarbejdere eller ledere deltager i aktiviteter, hvor de har, eller kan opfattes at have personlige interesser i.

At afsløre interessekonflikter er lige så vigtig som at identificere og undgå dem. Hvorfor vi anbefaler alle at videregive information til nærmeste ledere eller HR-manager om enhver transaktion eller forhold, der med rimelighed kan forventes at give anledning til en interessekonflikt.

Vi opfordrer alle virksomhedens medarbejdere til at undgå en konflikter mellem personlige interesser og Hybrids interesser. I vores optik er interessekonflikter ligetil – alle medarbejdere og ledere har en forpligtelse til altid at handle i vores virksomheds interesse.

I Hybrid er vi af den grund opmærksomme på, at interessekonflikter kan opstå, når en medarbejder eller leder:

  • Deltager i aktiviteter, der konkurrerer med, eller ser ud til at konkurrere med vores

virksomheders interesser

  • Lader dine forretningsbeslutninger blive påvirket eller synes at være påvirket af personlige

eller familieinteresser eller venskaber

  • Bruger virksomhedens ejendom, information eller ressourcer til personlig fordel eller fordelen

af andre

  • Ansætter, overvåger eller har en direkte eller indirekte rapporteringslinje til et familiemedlem,

romantisk partner eller nær ven, eller har evnen til at påvirke den persons ansættelsesmuligheder eller kompensation

  • Har beskæftigelse udenfor, der har negativ indflydelse på dit job eller interfererer med dit ansvar
  • Arbejder for, leverer tjenester til, har en økonomisk interesse i eller modtager personlige og eller drager fordele af en nuværende eller potentiel leverandør, kunde eller konkurrent eller har et familiemedlem, der gør det.

Arbejdsmiljøpolitik

Formålet med vores arbejdsmiljø arbejde:

Arbejdsmiljøet i vores aktiviteter er af en sådan art, at de, der arbejder med os, ikke lider dårligt helbred eller bliver skadet på grund af arbejdet, og at de trives og kan udvikle sig både professionelt og som individer.

Vi følger de lovmæssige krav, der er fastsat i arbejdsmiljølovgivningen samt i arbejdstilsynets regulativer, men samtidig ønsker vi også at skabe et retfærdigt og nærende miljø for vores medarbejdere i overensstemmelse med vores værdier.

Vi accepterer ingen form for mobning eller chikane på vores arbejdsplads, og alle individer bør behandles ens og med respekt uanset køn, alder, etnicitet eller seksuel orientering.

Vi skal som minimum overholde den sundheds-og sikkerhedslovgivning, som vi er omfattet af, og stræbe efter konstant at forbedre vores arbejdsmiljø både organisatorisk, socialt og fysisk. 

På vores arbejdsplads betyder det, at:

  • Arbejdsmiljø arbejde er en naturlig del af alt, hvad vi gør
  • Arbejdsmiljø arbejde udføres i samarbejde mellem arbejdsgivere, arbejdstagere og sikkerhedsrepræsentanter
  • Ledere og tilsynsførende har/får de rette færdigheder, færdigheder, ressourcer og beføjelser til at kunne fremme et godt og sikkert arbejdsmiljø
  • Alle medarbejdere får den introduktion og uddannelse, de skal bruge for at kunne arbejde sikkert
  • vi regelmæssigt, og i tilfælde af ændringer, undersøger og risikovurderer både vores fysiske, organisatoriske og sociale arbejdsmiljø for at tage de nødvendige skridt til at skabe en tryg og sikker arbejdsplads
  • hændelser og ulykker rapporteres og undersøges, så vi kan skride til handling
  • der tages altid hensyn til arbejdsmiljøfaktorer i alle typer indkøb
  • Vi lever op til den lovgivning, der findes på arbejdsmiljøområdet, samt at vi når opstillede arbejdsmiljømål
  • Vi følger årligt systematisk op på vores arbejdsmiljø

En systematisk tilgang til arbejdsmiljø

Vi gennemfører løbende og systematisk arbejde, som skal fremme et fysisk, socialt og organisationsmæssigt sundt arbejdsmiljø. En systematisk tilgang til arbejdet med arbejdsmiljø skal gennemsyre alle beslutninger, der træffes, samt alle udførte aktiviteter.

Hybrid Distribution sikrer et godt arbejdsmiljø ved:

  • at have handlingsplaner til bekæmpelse af forskelsbehandling og diskrimination
  • aktivt arbejde for at fremme ligestilling mellem kønnene og etnisk diversitet
  • at have klare procedurer for krisestyring
  • at udføre løbende kvalitetssikring af arbejdsmiljøet
  • at gennemføre regelmæssige medarbejderundersøgelser, medarbejdersamtaler og afdelingsmøder for at undersøge arbejdsmiljøet

Desuden støtter det løbende kvalitetssikringsarbejde samt vores værdier, manifest og mission vores arbejde for en sund arbejdspladskultur. Medarbejderne tilskyndes endvidere til at interagere og involvere sig gennem deltagelse i møder, elektroniske idébanke f.eks. powerup@hybriddistribution.dk samt andre relevante fora.

Alkohol- og Narkotikapolitik

Hybrid forventer, at du aldrig benytter alkohol, narkotika eller andre rusmidler på arbejdspladsen i arbejdstiden, og aldrig er påvirket heraf, mens du arbejder.

Vores alkohol-og narkotikapolitik er grundlaget for at sikre et alkohol-og stoffri arbejdsmiljø, og det er alle medarbejderes pligt at være fortrolig med den. Politikken dækker alle medarbejdere, og det betyder, at nyansatte medarbejdere altid skal informeres om vores politik ved ansættelsesstart.

Alle ansatte skal:

  • være ædru og upåvirket i arbejdstiden.
  • rapportere tegn eller hændelser, der indikerer, at en kollega har alkohol-og/eller narkotikaproblemer og/eller opfører sig påvirket på arbejdspladsen til den nærmeste leder. (Husk på det handler om at hjælpe den pågældende person, og oplysningerne vil, hvis det ønskes, blive behandlet anonymt).

Undtagelser

Alkohol kan undtagelsesvis serveres i forbindelse med f. eks. konferencer, fester og rejser samt ved intern/ekstern repræsentation. Den ansvarlige leder vurderer, om situationen er sådan, at alkoholholdige drikkevarer kan tillades. Reglen er, at alkohol skal anvendes i moderate mængder, at vi undgår spiritus, og at ikke-alkoholiske alternativer altid skal tilbydes.

Medicinsk brug af euforiserende og narkotika klassificerede lægemidler er undtagelsen fra den generelle regel, så længe ordinerende lægers recepter følges, og en lægeattest kan fremvises af den pågældende medarbejder.

Ansvarsområder

Ud over ansvaret for alle medarbejdere i henhold til ovenstående regler har personaleansvarlige personer et særligt ansvar for at sikre et alkohol-og stoffri arbejdsmiljø.

Øverste leder for HR er ansvarlig for hurtigst muligt at handle i overensstemmelse med vores Hybrids handlingsplan vedrørende formodede alkohol-og/eller narkotikarelaterede problemer/hændelser samt rutinemæssigt at følge op på overtrædelser af alkohol-og narkotikapolitikken.

Den HR ansvarlige leder skal sørge for rutinemæssigt at tilrettelægge informationstiltag og om nødvendigt bistå ledere med støtte og rådgivning om alkohol-og narkotikarelaterede spørgsmål.

Personlige oplysninger vedrørende alkohol og narkotikarelaterede problemer er fortrolige, og dokumentationen vedrørende enkeltsager behandles med diskretion.

Adfærd

I Hybrid Distribution accepteres under ingen omstændigheder voldelig adfærd, hverken i fysisk form eller verbalt. Trusler og truende sprogbrug/adfærd accepteres ikke, og skal rapporteres til nærmeste ledere, hvis det opleves. Voldelig adfærd kan resultere i bortvisning fra arbejdspladsen. Hybrid Distribution følger Arbejdstilsynets vejledninger med opdeling af vold i henholdsvis psykisk og fysisk form.  

Definitioner:

Fysisk vold er angreb mod kroppen, fx overfald, kvælningsforsøg, knivstik, spark, slag, skub, benspænd, fastholdelse, kast med genstande, niv, bid, krads eller spyt.

Psykisk vold er trusler om vold og anden krænkende adfærd, f.eks. trusler på livet, trusler om hærværk mod arbejdspladsen, trusler, der vedrører medarbejdernes familie eller venner eller trusler, der vedrører medarbejdernes ejendele.

Trusler kan udtrykkes uden ord, fx med knyttede næver, bevægelse af en finger henover halsen eller i form af tegninger.

Psykisk vold og trusler om vold kan også udøves via sms, e-mail, sociale medier og hjemmesider.

Hybrid forventer at samtlige medarbejdere gør en aktiv indsats for at bidrage til et professionelt, stærkt fagligt og socialt inkluderende fællesskab på arbejdspladserne.

I Hybrid hjælper vi hinanden gennem gensidig faglig sparring og støtte, således at det bliver en positiv oplevelse at gå på arbejde.

Deling, søgning og downloading af materiale

I Hybrid Distribution accepteres under ingen omstændigheder distribution, søgning, downloading eller andre tænkelige former for håndtering af pornografisk materiale i nogen som helst fysisk eller digital form.

Dette gælder til enhver tid for at efterleve juridiske og lovmæssige bestemmelser samt for at opretholde et anstændigt arbejdsmiljø. Alle medarbejdere bedes være med til at skabe et behageligt og professionelt arbejdsmiljø ved at respektere disse regler.

I tilfælde af at en medarbejder får kendskab til, at disse regler overtrædes, bedes personen rapportere det til nærmeste ledere eller Hybrids ledelse. Det er også en mulighed at skrive via speakup@hybriddistribution.dk

Whistleblower System

Det er standard procedure i Hybrid Distribution, at en medarbejder udover at kunne henvende sig til nærmeste leder eller HR-ansvarlige, også kan give udtryk for oplevelser omkring krænkende adfærd via en til formålet etableret e-mail, speakup@hybriddistribution.dk. Reporterede sager vil til enhver tid blive behandlet fortroligt og pålideligt.

Vi opfordrer vores medarbejdere til at give udtryk for deres bekymringer om upassende handlinger, som er foretaget, eller som må antages at blive foretaget i fremtiden, eller handlinger, der ikke overholder gældende love og regler, dette Code of Conduct eller interne procedurer.

Hybrid står inde for, at henvendelser resulterer i at:

  • data behandles med et højt sikkerhedsniveau.
  • data slettes, når den ikke skal bruges længere.
  • Hybrid forbyder gengældelse eller repressalier mod ansatte, der rapporterer krænkelser i god tro eller samarbejder i enhver undersøgelse, der vedrører forkert adfærd.
  • når en medarbejder foretager en indberetning, giver det Hybrid mulighed for at tage sig af problemet med det samme.
  • tavshed om mulige forseelser kan forværre en situation og forringe tilliden internt i organisationen og/ eller i forhold til eksterne samarbejdspartenere.

Enhver leder, der modtager en henvendelse om en overtrædelse af Code of Conduct, skal straks informere dette videre til sin overordnede chef, og ikke selv starte en uafhængig undersøgelse.

Ledere må ikke afskedige, nedgradere, suspendere, true, chikanere eller på anden måde diskriminere en medarbejder, der i god tro har rapporteret en mistanke om overtrædelse.

Rehabiliteringspolitik og rutine

Sygefravær

I Hybrid Distribution har vi etableret en sygefraværspolitik for arbejdspladsen, der understøtter personaleledere og medarbejdere i at have en god kontakt i tilfældet af sygemelding. Sygefraværspolitikken er dokumenteret som en del af vores Personalehåndbog.

Vi er meget opmærksomme på at tidlig og hyppig kontakt med en syg medarbejder, kan have betydning for, hvor længe sygemeldingen varer. Det er vores ambition altid at understøtte den sygemeldte medarbejder i at vende tilbage til arbejdet hurtigst muligt Jf. Medarbejder og Kompetencestyrelsen.

Hurtig tilbagevenden til arbejdet efter sygdom forudsætter, at vi som arbejdsplads arbejder aktivt på at få den sygemeldte tilbage. Derfor har vi i vores sygefraværspolitik, fastsat rammerne for sygemelding, og for hvordan personalelederen skal følge op på sygemeldingen.

Arbejdsdygtig under sygdom

Vi er opmærksomme på den tydelige tilstedeværelse af stress samt stress-relaterede udfordringer i samfundet og på arbejdsmarkedet. Af den grund gør vi os i Hybrid Distribution umage med at tilpasse arbejdsopgaver i forbindelse med sygefravær, hvor den sygemeldte stadig er arbejdsdygtig.

En delvist sygemeldt medarbejder og Hybrid er godt tjent med, at en medarbejder opretholder en tilknytning til arbejdspladsen ved at udføre tilpassede opgaver. Vi mener, det kan have afgørende betydning for længden af medarbejderens sygefravær, og samtidig sikre at medarbejderen oplever at kunne yde en vigtig indsats på trods af sygdom.

Lederansvar: I Hybrid Distribution er det en del af ledelsesopgaven, at være opmærksom på, om en medarbejder viser tegn på mistrivsel. Ledere i virksomheden er ansvarlige for at følge medarbejdernes generelle tilstand og trivsel, og være opmærksom på signaler, der kan indikere, at de ikke har det godt.

Vores guidelines for håndtering af sygefravær forefindes i Hybrid Distributions Personalehåndbog.

Hybrid Distribution vil afslutningsvis gerne takke læseren for interessen i vores virksomhed!

(Dette dokument er senest updateret d.1.2.2020).

For yderligere information kontakt venligst:

Rasmus Nørgaard Hansen eller Jarl Lundgaard Marcher
HR Manager   COO
     
Mobil: +45 61 66 89 46   Mobil: +45 61 68 65 39
E-mail: rnh@hybriddistribution.dk   E-mail: jlm@hybriddistribution.dk